問卷派送全攻略：如何設定「週期性派送」與「條件式觸發」提升個案滿意度

【情境痛點：你是否也遇過？】

想要了解個案對治療所的滿意度，或是追蹤療育效果，許多所長都會想定期發送問卷。然而，人工寄送非常繁瑣，經常忙到忘記；或者想在個案「畢業結案」的當天發送畢業滿意度調查，但行政人員一忙就漏了。最終導致問卷回收率極低，機構無法獲得科學的數據來改善服務品質或撰寫成效報告。

【雲助手解決方案：更優雅的解決方式】

「療育雲助手」的問卷派送系統提供了極具智慧的自動化解決方案。系統支援兩種核心自動化觸發機制：
1. 條件式觸發：當個案在系統中的狀態從「服務中」變更為「已畢業」時，系統會立即自動透過 LINE 或 Email 發送結案問卷；或者設定「最後一次預約完成 N 天後」自動發送追蹤問卷。
2. 週期性/循環派送：您可以設定「每 90 天（一季）」或每隔特定天數，自動循環發送滿意度調查給所有正在服務中的個案。
這能幫機構在不耗費行政人力的情況下，建立穩定且系統化的個案關懷與滿意度回收機制，輕鬆收集經營優化所需的關鍵數據！

【核心功能與操作步驟】

1. 新增派送任務：以所長帳號登入系統，進入「問卷派送」，點選右上角「新增派送」，並選定要發送的問卷模板。
2. 選擇通知管道：設定發送管道為 Email、LINE 或兩者並用，並設定填答連結的有效天數，防止過期連結被濫用。
3. 設定觸發條件：
   • 若要定期調查，選擇「循環派送」並設定間隔天數（如 90 天）。
   • 若要結案調查，選擇觸發方式為「個案畢業」或「最後預約完成 N 天」。
4. 篩選名單並建立排程：選定要派送的對象（如：整個治療所、服務中個案、或手動勾選特定名單），點選「建立排程派送」即可。

【專家心法 / 效率小秘訣】

問卷派送後，所長可以隨時在後台任務列表中，看見該批問卷的「發送總人數」、「開啟人數」與「實際填答人數」。若發現某些家長開啟了卻忘記填寫，可以直接在後台點選「重送一次通知」，系統會再次向未填答者補發提醒，這能讓問卷回收率提升 50% 以上！