線上待排與即時通知：所長信箱無縫對接新個案，跟進零漏接

【情境痛點：你是否也遇過？】

當新個案透過臉書粉專、LINE 官方帳號或是打電話來諮詢、想要排課時，行政人員通常會先用 Excel 表格把個案的姓名、電話和排課需求記錄下來。然而，這些散落的記錄方式非常容易造成「漏單」。更麻煩的是，所長或督導平日忙於個案治療，無法隨時盯著行政的 Excel，往往無法第一時間得知有新個案加入。當想起來要去查看時，可能已經過了幾天，個案早就被其他機構約走了，錯失了黃金收案時機。

【雲助手解決方案：更優雅的解決方式】

「療育雲助手」提供了線上待排頁面與即時信件通知功能。每間治療所都擁有一個獨立對外的「公開待排網址」，可以放在官網、FB 或 LINE 歡迎詞中，讓家長自主填寫基本資料與排課需求。
當家長在線上提交待排表單後，系統會立即發送即時通知信至所長與管理者的信箱。所長不需要登入系統，在手機收信就能馬上得知有新個案完成註冊。登入後台後，個案資料已自動歸檔，並可清晰標記與追蹤其狀態（待排中、已評估、已排課），徹底告別紙本或 Excel 記帳，跟進個案零漏接！

【核心功能與操作步驟】

1. 取得公開網址：以所長帳號登入系統，進入「待排頁面」清單，選取您的治療所，即可在設定中複製您的專屬「公開待排頁面網址」。
2. 填寫診所介紹：在「治療所資料」頁籤中上傳 LOGO、服務時間與收費介紹，這些資訊將自動顯示在公開頁面上。
3. 個案自助填寫：家長點選該網址，於手機或電腦上填寫基本資料與排課需求並送出。
4. 即時郵件通知與狀態跟進：家長送出後，系統自動發信至所長信箱。所長可於「個案管理 $\rightarrow$ 查看待排個案」中，一目了然看見所有新進個案，並隨時更新其評估與排課狀態。

【專家心法 / 效率小秘訣】

公開待排網址非常適合結合 LINE 官方帳號使用。您可以將此網址設定在 LINE 的「圖文選單（Rich Menu）」中，取名為「線上預約/加入待排」。家長點擊圖文選單就能自助填寫，系統即時通知所長。這不僅能大幅減少櫃檯人員接聽諮詢電話的時間，還能樹立機構高度專業且現代化的科技形象！